ENTREVISTA

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Fui entrevistado pelo site Valia para uma matéria sobre administração do tempo. A íntegra da entrevista você encontra aqui.

P. Hoje em dia, as pessoas estão cada vez mais ocupadas e levam uma vida corrida, muitas vezes, sem tempo para fazerem tudo o que gostariam. Como elas podem administrar melhor o seu tempo no dia a dia?

Mario Persona - 
O tempo é algo que não conseguimos administrar, pois ele passa com ou sem nossa interferência. Não existe uma torneira para abrir ou fechar quando precisamos. O que administramos são as tarefas dentro do tempo que temos, e o primeiro passo para isso é avaliar a relevância das coisas que permitimos que ocupem nosso tempo. 

Por exemplo, eliminar opções é uma boa pedida. A cultura moderna tenta nos fazer acreditar que quanto mais opções tivermos, melhor será a nossa vida. Se eu uso um celular com vinte funções, serei tentado a comprar um com cem. Se minha TV a cabo tem 50 canais, vou achar que preciso de 200. O processador de textos que uso apenas para escrever o trivial me fará sentir velho se não atualizar para um que faz correção ortográfica em sânscrito. 

Então eu jogo fora todo o tempo perdido no aprendizado do uso do celular e do processador de textos para empatar tempo nos novos que nem sempre irão me tornar mais produtivo. Ou então, ao invés de ficar uma hora escolhendo um canal para assistir vinte minutos, passarei duas horas fazendo "tiro ao canal" para acabar caindo no mesmo canal que sempre assisti. Mas agora só me restam dez minutos antes de ir dormir. O excesso de opções nos faz perder tempo com escolhas e tomada de decisões.

Nessa análise do valor que cada uma das atividades tem no dia-a-dia é preciso raciocinar também em termos de qualidade de vida. Se para mim, ficar em silêncio quinze minutos sem fazer absolutamente nada é uma forma de recarregar as baterias, então esses quinze minutos não terão sido de modo algum perdidos. Então precisamos aprender a avaliar nossas atividades, não pela aparente produtividade, mas pelo valor que agregam à nossa vida.

Outra maneira até engraçada de se administrar as tarefas no tempo, e que tem tudo a ver com qualidade de vida, é procurarmos fazer coisas diferentes todos os dias. É claro que todos nós temos rotinas, mas mesmo na rotina podemos inovar. Por exemplo, tentar escovar os dentes e pentear os cabelos com a outra mão, fazer um caminho diferente para o trabalho, escolher novos trajetos dentro da empresa, escutar uma estação diferente no rádio ou comprar uma revista que nunca compro.

Como isso pode influenciar na qualidade de vida que terei dentro do tempo? Simples. Nosso cérebro costuma gravar nossas atividades e os cenários nos quais convivemos para economizar energia. Então, se todos os dias eu vou ao trabalho pelo mesmo caminho, tomo o mesmo café, leio o mesmo jornal, ouço a mesma música etc., eu já nem vou mais pensar nessas coisas. Não farei novas descobertas dentro dessas atividades, e elas serão executadas em uma espécie de modo automático e sonâmbulo.

O resultado é aquilo que todos experimentamos: chegar ao final do dia sentindo-se um fracasso, algo do tipo, "Nossa! Já são seis horas e não fiz nada!". Eu fiz, só que como fiz o que sempre faço, não percebi. Quando criança os dias eram mais longos porque tudo era novidade. Uma criança não anda por uma calçada sem parar a todo momento para ver uma formiga, pegar uma folhinha no chão, riscar a calçada com uma pedra etc. No fim do dia ela sente-se gratificada por ter tido um dia cheio. Todos experimentamos isso quando éramos pequenos. Os dias eram longos e pareciam não acabar. As férias, o Natal, o aniversário, eram datas extremamente distantes que aguardávamos com ansiedade. O tempo não passava; se arrastava.

Um dia cheio de descobertas e novidades, ainda que dentro do mesmo tempo e das mesmas atividades rotineiras, não nos deixará frustrados. O modo como percebemos o tempo tem um grande efeito em nosso humor.

P. E no trabalho, visando obter o máximo aproveitamento e desempenho profissional?

Mario Persona -
 Existem regras simples, como planejar o dia ou o período, seja ele a tarde, a semana ou o mês, e ter sempre uma lista de tarefas a serem executadas. Até mesmo aqueles que têm uma memória de elefante devem fazer uma lista, e a explicação é parecida com a que dei sobre sentir-se gratificado por ter tido um dia cheio de novidades.

As coisas que tenho na lista são, na verdade, metas que devo cumprir dentro de períodos de tempo que determinei para elas. Se tenho tudo de memória, não haverá aquele momento da linha de chegada, da celebração do encerramento, algo como o prazer que tínhamos na escola ao terminar um caderno e prometer começar o caderno novo com uma letra mais caprichada. Riscar uma tarefa numa lista dá um certo prazer de missão cumprida, e uma coleção de itens riscados só faz esse prazer crescer.

Outra providência importante para sermos produtivos no tempo que temos no trabalho é aprender a usar as ferramentas que nos ajudam a não desperdiçar o tempo. Por exemplo, hoje boa parte do nosso dia é gasto em comunicação, mas nem todas as pessoas sabem discernir o melhor meio de comunicação a ser utilizado. 

Saber quando usar um meio assíncrono, como email ou torpedo, e um meio síncrono, como o telefone ou uma conversa pessoal, pode significar muito tempo ganho no final. Por que vou telefonar para meu colega para dizer algo que não é urgente, se posso fazer o mesmo com uma mensagem de texto? Assim eu posso enviar minha mensagem sem que ele interrompa seu trabalho, podendo ler depois.

Otimizar tarefas também é importante. Se tenho duas ou três tarefas que exigem o mesmo tipo de raciocínio para resolvê-las, devo deixá-las para executar em lote. Selecionar as horas mais propícias do dia também ajuda. Se sinto sono após o almoço e me distraio facilmente nesse período, devo evitar tarefas que exijam concentração, pois vou levar muito mais tempo para executá-las. 

Não funcionamos da mesma maneira todas as horas do dia, portanto se tenho condições de planejar meu dia posso distribuir minhas tarefas de acordo. Quando estou mais atento, faço o que exige maior concentração. Quando estou mais distraído ou sonolento, aproveito para arrumar a gaveta, verificar meus emails ou fazer alguma outra tarefa mecânica.

P. Que atitudes podem se tornar grandes vilãs para o desperdício de tempo no ambiente corporativo?

Mario Persona -
 A falta de bom senso é uma grande desperdiçadora de tempo, principalmente dos outros. Eu preciso saber administrar não apenas as minhas tarefas no tempo, mas também as tarefas de meus colegas e evitar ao máximo interrompê-los quando perceber que estão concentrados. No filme "Melhor é impossível" há uma cena na qual Jack Nicholson está escrevendo algo e alguém toca a campainha. Ele atende e quando volta precisa lembrar onde estava; se esforça tentando resgatar na memória o que ia escrever, e isso cria um estresse muito grande. 

A cena é comum a todos nós em nosso dia de trabalho. Se não posso evitar que as pessoas me interrompam, ao menos posso evitar interrompê-las, o que já será um grande avanço no cômputo geral do tempo gasto pela equipe. Aqui é preciso lembrar dos famosos emails com mensagens que nem sempre são de interesse das trezentas pessoas para as quais encaminhei.

P. Quais são os benefícios para quem consegue administrar e lidar melhor com o tempo?

Mario Persona -
 Acredito que o maior benefício nem seja o da produtividade, embora seja importante. Creio que qualidade de vida e redução do estresse são importantíssimos na vida agitada de hoje, e isso se consegue com algumas mudanças muito simples na organização das tarefas no tempo do qual dispomos. Se aprendo a parar de correr na frente do carro, sempre com aquela sensação de quem está sendo atropelado, e passo a ocupar o lugar do motorista, de administrador do meu tempo, certamente vou ser mais feliz.

Entrevista concedida ao Site Valia em 05/07/2010.

Entrevistas como esta costumam ser feitas para a elaboração de matérias, portanto nem tudo acaba sendo publicado. Eventualmente são aproveitadas apenas algumas frases a título de declarações do entrevistado. Para não perder o que eu disse na hora da entrevista, costumo gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra do que foi falado você encontra aqui. Se achar que este texto pode ajudar alguém, use o formulário abaixo para compartilhar.

Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br

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