Mario Persona CAFE - Crônicas de vida, carreira e negócios.

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do modo mais simples" -
Ralph Waldo Emerson 

Mario Persona é palestrante, escritor, conferencista, consultor, tradutor, professor de comunicação e marketing.

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19/01/2005 Dicas para seu evento
por Mario Persona

Dicas para seu evento

Creio que uns 90% de minha atividade em palestras, workshops, treinamentos e coaching seja em eventos in company. Quero dizer, na maioria das vezes sou contratado por empresas que desejam investir em seu pessoal contratando alguém out company. Em um mercado de solavancos, quem está dentro da garrafa nem sempre consegue ler o rótulo.

Acredito que outra razão de uma menor aparição em eventos públicos esteja no fato de eu não ser um palestrante do tipo showman. As palestras-show costumam atrair um público maior e mais diversificado, daí a preferência dos promotores de eventos públicos por profissionais assim.

É claro que minhas apresentações são divertidas, conto casos engraçados e os treinamentos têm dinâmicas interessantes e interativas. Mas não sou mágico, cantor ou comediante. Não planto bananeiras e nem peço às pessoas para se abraçarem e beijarem. Há profissionais que fazem isso melhor do que eu, por isso nem me atrevo a imitá-los e nem promovo meus próprios eventos.

Mesmo assim, algumas de minhas palestras são em eventos abertos ao público, geralmente um público focado em negócios. Funciona assim: uma empresa ou profissional de eventos me contrata, promove, vende ingressos e cuida de tudo para também ganhar dinheiro com aquela ação. Nem sempre ganha.

A razão? É preciso ter experiência na área de criação, organização e promoção de eventos. Muitos falham por não seguirem algumas regras simples de organização de eventos. Portanto, aqui vão algumas dicas (algumas aprendi com a Fernanda do Coutto Riberti da Imprensa WEB)antes que você se aventure nessa difícil profissão:

Aprenda a passar o chapéu. Nunca tente promover um evento apenas contando com a arrecadação de ingressos. Tem muito dinheiro envolvido nos custos com local, palestrante, viagens, hotéis, alimentação, promoção, equipamento e pessoal de apoio, para você se arriscar. Procure patrocinadores que paguem por tudo isso em troca de promoção.

Promova corretamente. Ninguém saberá que seu evento irá acontecer sem promoção. Também neste caso, evite gastar e procure patrocinadores. Uma entrevista que você consiga numa rádio tem um efeito maior do que dinheiro gasto em propaganda convencional. Lembre-se de que ninguém patrocinará se você não promover o patrocinador corretamente, fazendo com que apareça. Isto não significa passar aquelas duas horas e meia de vídeo dos patrocinadores antes de uma palestra, ou dar a cada um a oportunidade de falar no palco. As pessoas que pagaram não vieram ali para isso. Respeite seu público se quiser tê-lo em eventos futuros.

Agregue valor para patrocinadores, palestrantes e público. Muita gente pensa que promover eventos é colocar um site bonitinho na Internet e esperar o telefone tocar. Pode esquecer. O palestrante de hoje já tem site bonitinho e telefone que toca. Se quiser atuar como agenciador vai ter que correr atrás, visitar empresas, vender, vender e vender.

Respeite os horários. Como palestrante em eventos abertos, sinto-me horrível quando o organizador fica adiando minha entrada para esperar por mais público pagante. Adivinha de quem o público pensa que foi o atraso? O resultado é trágico, já que o palestrante entra desacreditado e leva um bom tempo para inverter isso.

Conheça seu público. Na hora de promover, é preciso saber quem quer atingir. Se o seu evento for voltado para um público de indústria, nem perca tempo com outdoors, panfletagem ou comunicação de massa. Vá direto aos meios de comunicação segmentados ou use mala direta para aquele segmento. Não faça spam (propaganda por e-mail) pois na próxima seu remetente pode estar no filtro de e-mails de todas as pessoas que você pensa estar atingindo.

Verifique o calendário. Já participei de eventos que foram um fracasso porque o organizador não prestou atenção no calendário. Assim, um evento voltado para universitários em época de provas dificilmente conseguirá público. Ou uma palestra para profissionais de saúde que coincida com o período de um simpósio importante para aquele público dará um branco total na audiência. Já tive algumas palestras canceladas porque o promotor insistiu que conseguia público... uma semana antes do Natal!

Organize seu auditório. Em auditórios improvisados, sempre que possível disponha os assentos em semi-círculo, para que todos possam olhar diretamente para a tela de projeção ou para o palestrante. A torção do pescoço diminui o calibre das artérias que irrigam o cérebro, causando sono. Se for um treinamento com intervalos, faça seu público sentar em lugares diferentes na volta do café.

Seja claro. A iluminação sobre a audiência deve ser suave; menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante, para que o público veja seus gestos e expressão facial. Nunca apague todas as luzes do auditório ou aquela será a palestra que todos sonharam ouvir.

Cuidado com a contra-mão. A tela deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que este possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Obviamente ele não precisará segurar o microfone se este for de lapela, a menos que sinta necessidade de segurar em alguma coisa por insegurança enquanto fala. Neste caso, é melhor mesmo que ele fique segurando a lapela.

Você sabe com quem está falando? Microfones de lapela deixam as mãos livres, porém podem prejudicar a qualidade de som quando o palestrante olha para os lados ou arruma muitas vezes a gravata. Existe ainda o perigo de ele se esquecer de desligar o microfone enquanto conversa assuntos sigilosos ou fala mal do público ainda atrás das cortinas. Se for ao banheiro com o microfone ligado...

Mestre de cerimônias. Seu objetivo é valorizar o evento, nunca roubar a atenção do foco principal. Deve fazer a apresentação do palestrante, aproveitando para dar avisos de duração da palestra, intervalos e solicitar o desligamento dos celulares. Deve reassumir no final da palestra para avisos de horários e local do intervalo (se houver) e solicitar um retorno rápido da audiência a seus lugares. Cuidado na hora de contratar o mestre de cerimônias para não pegar um muito engraçadinho e de pouco tato. Odeio quando o mestre de cerimônias cai na vulgaridade pois o público pode achar que o palestrante tem o mesmo nível.

Se tiver que dar errado, vai dar. Projetores, iluminação, microfones e equipamento de som devem estar instalados, com peças de contingência como lâmpadas e pilhas, e testados com antecedência por pessoas que entendem do assunto. Numa palestra para um auditório imenso, fiquei contando meia hora de histórias para ganhar tempo, enquanto dois técnicos desconfiguravam meu notebook só porque não sabiam que bastava teclar FN e F5 (ou outra, dependendo da marca) para jogar a imagem para o datashow.

Não querendo interromper... Deixe um copo de água à disposição do palestrante, mas nunca peça para um garçom ou recepcionista entrar no palco no meio da palestra para levar um copo. Você pode querer mostrar que sua organização é boa e atende o palestrante, mas o que estará fazendo na realidade é interromper e desviar a atenção do público e do próprio palestrante.

Energizar para não atrasar. Se houver ocasião para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de cerimônias. Em auditórios grandes, providencie recepcionistas com microfones ou folhas de perguntas. Dê às recepcionistas alguns copos de Red Bull ou similar antes para ficarem rápidas na hora de entregar microfones ou recolher perguntas.

Hein?! Em alguns eventos o palestrante poderá utilizar recursos de som de seu próprio notebook, portanto procure saber com antecedência se ele vai precisar de amplificador e caixas de som com um cabo para conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Tenha alguém checando se o volume está bom e sinalizando para o palestrante, pois este geralmente está atrás das caixas ou é meio surdo como eu.

O próximo... não, antes desse... o outro... O ideal é que o palestrante faça a projeção de sua apresentação diretamente de seu notebook e para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som. É melhor assim do que ele ficar dizendo "Próximo" para algum ajudante que geralmente é o primeiro que dorme na palestra.

Hora de laser. Na impossibilidade de o palestrante fazer a mudança dos slides, deve ser providenciado um equipamento de projeção com controle remoto sem fio ou um operador que tomou bastante café (caso tenha acabado o Red Bull das recepcionistas) e seja inteligente o suficiente para a mudança dos slides. Um recurso é o palestrante usar um apontador laser e combinar previamente com o operador um local oculto do público para onde ele apontará o laser quando quiser trocar o slide.

A turma do gargarejo. As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras. A distância ocasionada por assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudica bastante o sucesso da palestra e impede que haja interação. Isso também evita que o público retardatário distraia quem chegou antes ao procurar assento nas primeiras fileiras.

Som na caixa. É aconselhável que haja música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da palestra, de preferência jazz instrumental com ritmo alegre. O ritmo vai ajudar a determinar o humor do público durante o evento. Não exagere, porém, tocando samba-enredo ou passando um vídeo tão interessante antes de começar que o público venha a pedir para o palestrante esperar acabar o filme.

Otimizando a apresentação. Ao apresentar o palestrante, o mestre de cerimônias deve ser breve, sem exagerar nos adjetivos para não criar uma falsa expectativa. Dê preferência a este modelo de texto para apresentar seu palestrante:

Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [ tema ]. Mario Persona é autor dos livros "Marketing de Gente", "Marketing Tutti-Frutti", "Gestão de Mudanças", Receitas de Grandes Negócios" e "Crônicas de uma Internet de verão" e consultor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional em empresas e universidades. Com vocês, para falar sobre [ tema ]: Mario Persona!

Agora, a dica mais importante. Para não ter o trabalho de alterar o texto acima, convide o mesmo palestrante para seu evento.

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Organização e Gestão de Eventos
JOHNNY ALLEN, WILLIAM O´TOOLE, IAN MCDONNELL e ROB HARRIS

Atualmente os eventos são mais essenciais à nossa cultura do que jamais foram. O tempo de lazer maior e a maneira mais cuidadosa de gastar levaram à proliferação de eventos públicos, celebrações e entretenimento. Os governos de hoje apóiam e promovem eventos como parte de suas estratégias para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing de destino. As corporações adotam eventos como elementos essenciais em suas estratégias de marketing e de promoção de imagem. Os eventos transbordam dos nossos jornais e telas de televisão, ocupam muito do nosso tempo e enriquecem nossas vidas. À medida que os eventos emergem como uma indústria em causa própria. Por isso é válido considerar quais elementos caracterizam tal indústria e este é o objetivo deste livro.


Outros títulos:

Organização de Eventos: Manual para Planejamento -e Execução CLEUZA G.GIMENES CESCA

Livros - Estratégias para Eventos JANAINA BRITTO & NENA FONTES

Organização e Gestão de Eventos JOHNNY ALLEN & WILLIAM O´TOOLE & IAN MCDONNELL & ROB HARRIS

Organização de Eventos: Teoria e Prática MARIA CECILIA GIACAGLIA

Criatividade em Eventos FRANCISCO PAULO DE MELO NETO

Eventos  ILKA PAULETE SVISSERO TENAN

Manual Prático de Eventos VANESSA MARTIN

Marketing de Eventos LEONARD H. HOYLE JR.

Gestão de Eventos em Lazer e Turismo DAVID C. WATT

Tudo Sobre Eventos GILDA FLEURY MEIRELLES

Marketing de Eventos FRANCISCO PAULO DE MELO NETO

Manual de Eventos  RENATO BRENOL ANDRADE

Organização de Eventos: Procedimentos e Técnicas MARLENE MATIAS

Eventos: Ferramenta de Sustentação para as Organizações do Terceiro... ANTONIA MARISA CANTON

Eventos: a Importância para o Turismo do Terceiro Milênio MIGUEL BAHL

Eventos e Cerimonial: Simplificando as Ações MARIA LUCIA BETTEGA

E a gorjeta, doutor?


Respostas: 7 Pessoas comentaram. E você, qual é sua opinião?

GOSTEI MUITO DASSUAS DICASMUITO MESMO OBRIGADO...

Enviado por ARUANA em 14/01/2010


Amei esses comentários, muito inteligente...consigui ter outra visão de organização de evento, mais tenho uma dúvida.
Estudo no 6 semestre de Turismo, minha professora de eventos nos pediu para simularmos um evento com autoridades e atuarmos como um mestre de cerimônias, gostaria de saber o que falar e o que não devo falar entre as chamadas de Dar boas vindas;Falar o que é o evento; Pronunciar quem são os patrocinadores, apoiadores do evento;Composição de mesa;Execução do Hino Nacional;Pronunciamentos; Agradecimentos;Recados.

Desde já, muito obrigado..

Enviado por Joyce Farias em 21/10/2008


Recentemente fui convidado para ser mestre de cerimônias num evento de entrega de carteira da OAB. Gostaria de conhecer um pouco mais sobre a postura que deverei ter na solenidade, como agir, vestimenta, fala, etc.

grato

Enviado por rafael Zorzaneli em 12/10/2008


Primeiramente gostaria de parabeniza-lo pelo site e sua área de atuação. Adorei seu criado-mudo!
Sou uma apaixonada pelo setor de eventos e com a vivência de aproximadamente cinco anos em órgão público, meu interesse e satisfação pela área intensificou ainda mais. Gostaria, se possível, sua opinião sobre a importância dos eventos nas estruturas públicas, dicas de procedimentos para o planejamento e organização dos eventos e sua visão com relação aos profissionais que atuam nessa área, ou a falta deles.

Enviado por Sabrina Elias Andriani em 03/08/2007


Fui convidado a ser mestre de cerimonia para aproximadamente 100 pessoas (jantar) na qual estaráo presentes:autoridade civis,miulitares,eclesiastícas .
Seria possivelalguma dica quanto
a ordem de pronunciamento( Quem fala primeiro etc. ) O evento é em comemoração de aniversario do bairro de Casa Verde...obrigado por enquanto,

Enviado por ricardo francisco costa em 23/05/2007


Prezado Sr. Mario Persona,

Sou estudante do 3º período de administração e também trabalho em uma Faculdade. Recentemente tenho sido convidado para ser mestre de cerimônias nos eventos realizados. Gostaria de conhecer um pouco mais sobre a postura de um mestre de cerimônias, como agir, vestimenta, fala, posicionamento durante a palestra, etc. Seria de grande ajuda poder contar com seu apoio, pois tenho acompanhado suas publicações estas me foram muito úteis para melhorar meu desempenho.

O meu muito obrigado.
Um grande abraço

Naedson Rosa

Enviado por Naedson Rosa em 05/05/2006


Boa noite Sr. Mario Persona,

Bom, no sei por onde começar, mas ahi vai.
Eu comecei a ministrar palestras para mecanicos de onibus e caminhões, só que vejo que a minha palestra está fraca no sentido de a cada certos minutos soltar alguma coisa engraçada, que tenha a ver com o conteudo da mesma, (palestras sobre lonas de freios e sistema de freios) O senhor poderia me dar alguma ajuda neste sentido.

Atenciosamente

Alejandro...

Enviado por Alejandro Barros em 15/09/2005


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"Ser alguém é ter uma história para contar."
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Curioso para saber quem sou? Ok, você pediu. Para poupá-lo, vou começar nos anos 70. Após a fase mauricinho, virei hippie. Isso mesmo. Compus, cantei e toquei em festivais, vivi 3 anos só de macrobiótica e vesti bata de algodão de saco de farinha. Despojamento exterior de um Gandhi, mas vivendo como a rainha da Inglaterra, PAItrocinado no conforto de um apê só meu no Guarujá e faculdade particular em Santos.

Fim dos anos 70, desenhista, designer de ambientes e cartunista, recém formado arquiteto, metido em movimentos de contracultura e volta à natureza, fui morar no mato. Comprei um sítio após uma tentativa frustrada de morar numa comunidade. Onde? Alto Paraiso, GO. Foram 3 anos cantando "Refazenda", criando carrapatos, plantando mato e comendo arroz integral com gersal.

Foi também no fim dos 70 que nasci de novo, após três anos errando à procura de um sentido para a vida em filosofias do extremo oriente. Minha procura terminou no oriente médio
e os anjos ficaram alegres.

Voltei à civilização para continuar a carreira de arquiteto. Tive escritório de arquitetura, fui vendedor de materiais de acabamento, negociador no Banco Itaú e Cia do Metrô, editor de publicações cristãs da Verdades Vivas, tradutor técnico e diretor de comunicação e marketing da Widesoft.

Dinossauro da Internet no Brasil, em 1996 criei meu primeiro site, o bilíngüe
True Stories, seguido do trilíngüe Chapter-A-Day. Trabalhando na Widesoft, criei a comunidade Widebiz e ultimamente mantenho alguns blogs, como este CAFE, o biográfico Quero Contar e o devocional O Pintor em Minha Janela.

Hoje sou
palestrante, escritor, professor e estrategista de comunicação e marketing, além de garçom aqui no Mario Persona CAFE. Para saber mais é só clicar nos docinhos do cardápio profissional lá no alto.

Descobri o ócio criativo e faço que gosto trabalhando em casa. Meus clientes nunca iam ao meu escritório — nem eu — por isso decidi assumir o modelo home-office, conectado a um atendimento profissional, empresas parceiras, ao meu filho
Lucas Persona e aos meus clientes. Adotei o modelo futuro no presente.

Ao lado de minha mesa fica a poltrona de meu filho Pedro, que passa o dia escutando música. Quem é Pedro? Esta é uma outra história que você encontra no livro
"Uma Luta pela Vida", de minha filha Lia Persona, ou acompanhando o blog Quero Contar .

Com tanta
gente lendo meus textos, visitando meu site, assistindo minhas palestras, costumo receber um bom número de e-mails de leitores. Mas nenhum foi tão enigmático quanto aquele que trazia apenas uma pergunta: "Por que você se chama Mario Persona?".

"Você é o contador de histórias de sua própria vida, e poderá ou não criar sua própria lenda."
Isabel Allende



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